REPRISE FISCALE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS LORS D UN CONTROLE FISCAL (Lyon le 1 er Juin 2023 – CAA)

Une illustration jurisprudentielle des difficultés encourues par les professionnels libéraux dont l’activité est non sédentaire pour prouver leurs déplacements professionnels lorsqu’ils ne tiennent pas un agenda ou un cahier permettant le décompte du kilométrage professionnel avec des éléments probants des déplacements (adresse du patient, ou du client,  date du déplacement…)

 

La détermination du kilométrage professionnel (ou de la partie déductible professionnellement des frais de voiture) constitue le principal point d’achoppement des contrôles fiscaux des professionnels libéraux titulaires de BNC, que ce soit au barème kilométrique lorsqu’ils font le choix du forfait qu’au « frais réels » c’est à dire le pourcentage d’utilisation du véhicule professionnel ou mixte.

  • Lorsque l’exercice professionnel est sédentaire dans un cabinet, la production d’un document comptable indiquant, de préférence quotidiennement ou de manière hebdomadaire, qui sera ensuite totalisé en fin d’année,  le produit du kilométrage d’un aller-retour quotidien par le nombre de jours travaillés, auquel sont ajoutés les autres déplacements professionnels exceptionnels et justifiés par des documents probants (date des formations, ou des évènements exceptionnels ayant entrainés les frais de déplacement…), est généralement suffisante.

 

  • Pour les professions par nature non sédentaires (médecins et visites, infirmières, sage femme agents commerciaux…) ou nécessitant des déplacements fréquents en dehors du cabinet (architectes, avocats, agents commerciaux…), il est recommandé d’enregistrer quotidiennement sur un cahier ou sur un agenda les déplacements professionnels retenus, en mentionnant la nature du déplacement, les clients, patients ou fournisseurs visités ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.
  •  Ces justificatifs peuvent être corroborés par les tickets d’autoroute, de parking voire les factures d’entretien ou de contrôle périodiques mentionnant le kilométrage du véhicule.
  • Si aucun agenda ou cahier n’est tenu, il sera beaucoup plus difficile de convaincre l’Administration, voire le juge administratif, de la pertinence des calculs présentés a posteriori pour justifier des distances professionnelles parcourues, même en produisant des factures d’entretiens périodiques.

C’est ce qu’a pu constater une infirmière libérale qui a déclaré avoir effectué 21 866 et 22 434 kilomètres en milieu urbain sur les deux années contrôlées (2014 et 2015). N’ayant pas tenu de cahier ou d’agenda permettant un décompte précis de ce kilométrage, l’Administration a retenu uniquement 10 000 kilomètres.

A posteriori, l’infirmière tentait de justifier des distances professionnelles déclarées en se prévalant du produit du nombre annuel de tournées (respectivement 231 et 237 tournées) par la moyenne kilométrique par tournée (94,66 kilomètres).

Cette justification a été jugée en l’espèce insuffisante par la cour administrative d’appel de Lyon, alors même que l’infirmière était en mesure de produire des factures d’entretiens périodiques du véhicule assurant qu’elle avait effectué globalement un nombre supérieur de kilomètres dans l’année (CAA Lyon, 01 juin 2023, n° 21-02711).

Notre analyse

Cela rejoint les conseils que nous donnons à nos adhérents lors des rendez vous pour établir la 2035 : il faut pouvoir à chaque instant justifier des dépenses déduites que ce soit des charges réelles (donc factures d’essence, péages ou autres parking), que l’agenda de déplacement tenu « au jour le jour  » avec le nom des patients et l’adresse, ou les lieux de formations, EPU, ou autres… (il y a désormais d’excellentes applications qui peuvent aider !) qui permettent de manière probante d’attester le kilométrage parcourus.

Ce document est à joindre à votre comptabilité de l’exercice  et pourra être produit en cas de demande ponctuelle de l’AGA ou de l’Administration fiscale.

C’est fastidieux, mais nécessaire …